Mengelola stok pakaian merupakan salah satu tantangan dalam menjalankan brand clothing. Pemilik bisnis perlu memastikan produk tersedia saat pelanggan ingin membeli, tetapi juga harus menghindari persediaan berlebihan yang dapat mengikat modal.

Masalah stok tidak hanya berkaitan dengan jumlah pakaian di gudang. Pemilik brand juga perlu memperhatikan variasi ukuran, warna, model, kecepatan penjualan, dan waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi kembali barang.

Dengan pengelolaan yang terencana, stok pakaian dapat disesuaikan dengan kebutuhan pasar dan kemampuan bisnis. Berikut panduan yang dapat diterapkan oleh brand clothing skala kecil maupun bisnis yang sedang berkembang.

Mengapa Pengelolaan Stok Pakaian Penting?

Stok yang tidak terkontrol dapat menimbulkan dua masalah utama. Pertama, produk yang diminati pelanggan habis ketika permintaan masih tinggi. Kedua, produk yang kurang diminati menumpuk dan membuat modal sulit digunakan untuk kebutuhan lain.

Pengelolaan stok membantu pemilik brand memahami produk mana yang perlu diproduksi kembali, ukuran apa yang paling banyak terjual, dan kapan waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan kepada vendor garment.

Data persediaan yang akurat juga mempermudah perencanaan promosi, pembelian bahan, dan pengembangan koleksi baru.

7 Cara Mengelola Stok Pakaian agar Lebih Efisien

1. Catat Setiap Produk Berdasarkan Variasi

Jangan mencatat persediaan hanya berdasarkan nama model pakaian. Setiap produk sebaiknya dibedakan menurut variasi yang memengaruhi penjualan.

Sebagai contoh, satu model kaos dapat memiliki beberapa warna dan ukuran. Kaos hitam ukuran M perlu dicatat terpisah dari kaos hitam ukuran L atau kaos putih ukuran M.

Gunakan kode produk atau SKU (Stock Keeping Unit) agar setiap variasi mudah dikenali.

Informasi yang dapat dicatat meliputi:

• Nama dan kode produk.
• Warna dan ukuran.
• Jumlah stok tersedia.
• Jumlah barang yang terjual.
• Jumlah barang yang sedang dipesan atau diproduksi.
• Lokasi penyimpanan jika memiliki lebih dari satu tempat.

Pencatatan ini membantu mengurangi kesalahan saat memproses pesanan dan menghitung persediaan.

2. Pantau Penjualan Setiap Model dan Ukuran

Tidak semua produk memiliki tingkat penjualan yang sama. Model tertentu mungkin cepat habis, sedangkan model lain membutuhkan waktu lebih lama untuk terjual.

Periksa data penjualan secara berkala untuk mengetahui produk yang paling diminati. Lakukan analisis berdasarkan model, warna, dan ukuran, bukan hanya total penjualan seluruh produk.

Misalnya, jika ukuran M pada sebuah model lebih cepat terjual daripada ukuran lain, data tersebut dapat menjadi pertimbangan ketika menyusun jumlah produksi berikutnya.

Namun, jangan langsung menganggap pola penjualan sebelumnya akan selalu berulang. Pertimbangkan juga musim, promosi, perubahan tren, dan perilaku pelanggan.

3. Tentukan Batas Minimum Stok

Batas minimum stok merupakan jumlah persediaan yang menjadi sinyal untuk mulai merencanakan pengisian kembali.

Penentuannya dapat mempertimbangkan rata-rata penjualan dan waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi serta mengirimkan pakaian.

Sebagai contoh, sebuah brand menjual rata-rata 10 kaos per hari. Jika proses pengisian stok membutuhkan waktu 7 hari, kebutuhan selama periode tersebut adalah sekitar 70 kaos.

Angka tersebut belum termasuk stok pengaman yang mungkin diperlukan untuk menghadapi peningkatan permintaan atau keterlambatan produksi.

Perhitungan sederhana ini dapat membantu menentukan kapan pemesanan ulang perlu dipertimbangkan. Sesuaikan hasilnya dengan pola penjualan dan kemampuan modal bisnis Anda.

4. Sesuaikan Jumlah Produksi dengan Permintaan

Produksi dalam jumlah besar tidak selalu menjadi pilihan terbaik, terutama jika permintaan setiap model belum dapat diprediksi.

Jika jumlah produksi terlalu banyak, stok dapat menumpuk dan mengikat modal. Sebaliknya, produksi yang terlalu sedikit dapat menyebabkan produk populer cepat habis.

Gunakan data penjualan, persediaan saat ini, pesanan pelanggan, dan rencana promosi sebagai dasar perencanaan.

Bagi brand yang baru memulai, produksi awal yang lebih terukur dapat membantu menguji respons pasar sebelum menambah jumlah pesanan.

Sebelum memutuskan jumlah pesanan, pelajari juga panduan jumlah minimal produksi baju di garment agar Anda dapat mempertimbangkan kebutuhan bisnis dan ketentuan vendor.

5. Kelompokkan Produk Berdasarkan Prioritas

Beberapa produk membutuhkan perhatian lebih besar daripada produk lainnya. Anda dapat mengelompokkan persediaan berdasarkan nilai penjualan, kecepatan perputaran, atau tingkat kepentingannya bagi bisnis.

Contohnya:

• Prioritas tinggi: produk yang memberikan kontribusi penjualan besar atau sering habis.
• Prioritas menengah: produk yang terjual secara stabil.
• Prioritas rendah: produk dengan penjualan lambat atau permintaan yang belum terbukti.

Pengelompokan tersebut membantu menentukan produk mana yang perlu dipantau lebih sering.

Produk dengan penjualan lambat tidak selalu harus langsung dihentikan. Periksa penyebabnya terlebih dahulu, seperti harga, desain, promosi, atau ketidaksesuaian dengan kebutuhan pelanggan.

6. Lakukan Pemeriksaan Stok Secara Berkala

Catatan persediaan harus sesuai dengan jumlah barang yang benar-benar tersedia.

Lakukan pemeriksaan fisik secara berkala untuk menemukan perbedaan antara data dan kondisi gudang. Perbedaan dapat terjadi akibat kesalahan pencatatan, barang rusak, pesanan yang belum diperbarui, atau kesalahan saat pengiriman.

Tentukan jadwal pemeriksaan sesuai skala bisnis. Produk yang cepat bergerak dapat diperiksa lebih sering daripada produk yang jarang terjual.

Pastikan juga pakaian disimpan dalam kondisi bersih, kering, dan terorganisasi agar kualitas produk tetap terjaga.

7. Rencanakan Pengisian Stok Bersama Vendor Garment

Pengisian stok memerlukan waktu untuk pengadaan bahan dan pengerjaan produk. Karena itu, komunikasi dengan vendor garment menjadi bagian penting dari pengelolaan persediaan.

Sampaikan model yang akan diproduksi kembali, jumlah setiap ukuran, spesifikasi bahan, serta target waktu penyelesaian.

Jika memungkinkan, buat jadwal perencanaan produksi berdasarkan perkiraan penjualan dan kapasitas modal. Pastikan juga apakah vendor membutuhkan waktu tambahan untuk pengadaan bahan atau pembuatan sampel.

Untuk memahami tahapan pengerjaan pakaian, baca panduan proses produksi di perusahaan garment.

Cara Menghitung Kebutuhan Stok Pakaian

Salah satu cara sederhana untuk merencanakan pengisian stok adalah menghitung kebutuhan selama waktu tunggu produksi.

Rumus dasarnya:

Kebutuhan selama waktu tunggu = Rata-rata penjualan harian × Waktu tunggu pengisian stok

Misalnya, sebuah brand menjual rata-rata 8 polo shirt per hari dan membutuhkan waktu 10 hari untuk menerima stok baru.

Kebutuhan selama waktu tunggu adalah:

8 × 10 = 80 polo shirt.

Jika stok pengaman yang ditetapkan adalah 20 polo shirt, maka titik pemesanan ulang dapat diperkirakan sebesar:

80 + 20 = 100 polo shirt.

Artinya, ketika stok yang tersedia dan dapat dijual mendekati 100 polo shirt, brand dapat mulai mempertimbangkan pemesanan kembali.

Perhitungan ini merupakan contoh sederhana. Dalam praktiknya, pertimbangkan juga barang yang sudah dipesan pelanggan, stok yang sedang diproduksi, serta perubahan permintaan.

Kesalahan yang Perlu Dihindari Saat Mengelola Stok

Memproduksi Terlalu Banyak Tanpa Data

Memesan dalam jumlah besar hanya karena harga per potong terlihat lebih murah dapat meningkatkan risiko stok tidak terjual. Bandingkan potensi penghematan dengan biaya penyimpanan dan modal yang tertahan.

Mengabaikan Variasi Ukuran

Total stok yang terlihat cukup belum tentu memenuhi kebutuhan pelanggan jika ukuran tertentu sudah habis. Pantau persediaan berdasarkan variasi produk.

Tidak Memperbarui Catatan

Penjualan, retur, barang rusak, dan penerimaan stok perlu dicatat secara konsisten. Data yang tidak diperbarui dapat menyebabkan keputusan produksi yang keliru.

Terlambat Memesan Ulang

Jika waktu produksi cukup panjang, menunggu hingga stok benar-benar habis dapat membuat produk tidak tersedia selama beberapa hari atau minggu.

Gunakan batas minimum stok dan waktu tunggu produksi untuk membantu menentukan waktu pemesanan.

Tidak Memperhitungkan Modal

Stok pakaian membutuhkan biaya produksi, penyimpanan, dan pengelolaan. Pastikan jumlah pesanan tetap sesuai kemampuan modal serta kebutuhan bisnis lainnya.

Sistem Pengelolaan Stok untuk Brand Clothing yang Baru Mulai

Brand baru tidak harus langsung menggunakan sistem inventaris yang rumit. Spreadsheet sederhana dapat digunakan untuk mencatat kode produk, ukuran, warna, stok masuk, stok keluar, dan sisa persediaan.

Perbarui data setiap kali ada transaksi atau perubahan stok. Jika jumlah produk dan transaksi semakin banyak, Anda dapat mempertimbangkan aplikasi inventaris yang menyediakan pencatatan otomatis dan laporan penjualan.

Pilih sistem yang sesuai dengan skala bisnis. Hal terpenting adalah data mudah diperbarui, mudah diperiksa, dan dapat digunakan untuk merencanakan produksi berikutnya.

Hubungan Pengelolaan Stok dengan Perencanaan Produksi Garment

Pengelolaan stok yang baik membantu pemilik brand menentukan kebutuhan produksi secara lebih terukur. Data penjualan dapat menjadi dasar untuk memilih model yang perlu ditambah, warna yang perlu dipertahankan, dan ukuran yang membutuhkan persediaan lebih banyak.

Di sisi lain, vendor garment membutuhkan informasi jumlah serta variasi produk agar dapat merencanakan pekerjaan dengan jelas.

Pastikan spesifikasi produk tetap konsisten ketika melakukan pemesanan ulang. Jika terdapat perubahan bahan, ukuran, atau desain, catat perubahan tersebut sebelum produksi dimulai.

Bagi brand yang ingin mengembangkan produknya sendiri, panduan cara memulai produksi brand clothing dengan jasa garment dapat menjadi bacaan lanjutan.

Kesimpulan

Mengelola stok pakaian membutuhkan pencatatan yang konsisten, pemantauan penjualan, penentuan batas minimum stok, dan perencanaan produksi yang sesuai dengan permintaan.

Dengan memahami pergerakan stok setiap model, warna, dan ukuran, pemilik brand dapat mengurangi risiko kehabisan barang maupun penumpukan persediaan. Perencanaan pengisian stok juga membantu bisnis mengatur modal dan berkoordinasi dengan vendor garment secara lebih terarah.

Mulailah dari sistem pencatatan sederhana, evaluasi data penjualan secara berkala, dan gunakan hasilnya sebagai dasar untuk menentukan jumlah produksi berikutnya. Dengan langkah tersebut, pengelolaan persediaan dapat mendukung pertumbuhan brand clothing secara lebih efisien.